02 09 02/09 2013

Droit commercial

Les délais de conservation des documents

Les documents commerciaux édictés ou reçus par les entreprises doivent être conservés pendant une durée déterminée.

Cette durée de conservation des écrits correspond à la durée pendant laquelle le professionnel devra prouver l’existence d’une créance qu’il détient ou du paiement d’une dette. Au-delà de ce temps, il y a prescription.

A des fins probatoires, il est très important que les chefs d’entreprises conservent leurs documents au minimum pendant les délais indiqués.

1) Les documents civils et commerciaux

Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis aux consommateurs 2 ans
Contrat conclu par voie électronique 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Documents bancaires (relevés, talons de chèques...) 5 ans
Documents établis pour le transport des marchandises 5 ans
Déclaration en douane 3 ans

2) Les pièces comptables

Livres et registres comptables (livre journal, grand livre...) 10 ans à partir de la cloture de l’exercice
Factures clients et fournisseurs 10 ans à partir de la cloture de l’exercice
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception...)

10 ans à partir de la cloture de l’exercice

NB : ces délais sont fixés par l’article L.123-22 du code de commerce et sont liés à la prescription de l’action en matière civile (litiges avec des clients ou des fournisseurs).

Cependant, en matière fiscale, la durée de conservation des documents justificatifs de votre comptabilité est fixée à 6 ans (article L. 102B du Livre des procédures fiscales).

3) Les documents fiscaux

Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) 2 ans à partir de l’année d’imposition
Impôts sur les sociétés pour les EIRL et pour les SARL 2 ans à partir de l’année d’imposition
Impôts directs locaux (taxe foncière, contribution à l’audiovisuel public...) 1 an à partir de l’année d’imposition
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) 3 ans à partir de l’année d’imposition
Taxes sur le chiffre d’affaires 3 ans à partir de l’année d’imposition

Le droit de reprise de l’administration s’exerce toutefois jusqu’à la fin de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due, lorsque le contribuable exerce une activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé..).

4) Documents sociaux

Statuts 5 ans à partir de la perte de la personnalité morale (ou de la radiation du RCS)
Comptes annuels (bilans, comptes de résultats...) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Actes liés au fonctionnement de la société (traité de fusion...) 5 ans
Registres de titres nominatifs, registres des mouvements de titres, ordres de mouvement, rgistre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation

Feuilles de présence et pouvoir, rapport du gérant ou du consil d’administration, rapport des commissaires aux comptes

3 ans (trois derniers exercices)

5) Les documents relatifs au personnel

Bulletin de paie (art L3243-4 Code du travail) 5 ans
Registre unique du personnel (R 1221-26 Code du travail) 5 ans à partir du départ du salarié

Documents concernant les contrats de travail, et la rémunération (salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...)
(article 2224 du Code civil)

5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires (article L244-3 du code de la sécurité sociale et article L169 A du livre des procédures fiscales) 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait (article D3171-16 du code du travail) 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation (article D3171-16 code du travail) 1 an

Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail.

Vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécrité au travail

(article D 4711-3 du code du travail)

5 ans

Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

(article D4711-3 du code du travail et 2226 du Code civil)

5 ans mais il est conseillé de conserver tous les documents liés aux accidents du travail pendant un délai de 10 ans, au terme duquel l’action en responsabilité de la victime est prescrite.

Données individuelles du salarié (contrat de travail, convocation à un entretien préalable, lettre de licenciement, dossier disciplinaire...)

(article L1471-1 du Code du travail)

Il est conseillé de les conserver pendant au minimum 2 ans pour prévenir d’un éventuel litige prud’hommal (contestation licenciement par exemple).